Kandidaten screenen met AI? Zo doe je het efficiënt.

De war for talent is voor accountancykantoren geen abstract begrip meer, het is dagelijkse realiteit. Het juiste profiel vinden is al een uitdaging op zich. Maar eens je die kandidaat gevonden hebt, begint het echte werk pas: hem of haar overtuigen, screenen en de juiste beslissing nemen.

*Met een tool als Fidushare krijg je makkelijk de juiste profielen voorgeschoteld. Maar wat als je daarnaast ook AI inzet om die kandidaten sneller, objectiever en grondiger te beoordelen? Hieronder vind je een concreet stappenplan mét aandacht voor een correcte en ethische omgang met kandidaatgegevens.

Stap 1: Laat AI het cv aftoetsen aan je vacature en waarden

Geef ChatGPT (of een andere AI-tool) de link naar de pagina waarop de waarden en normen van je kantoor duidelijk staan, samen met het cv van de kandidaat.

Vraag bijvoorbeeld:

“Ik ben kantoor X en ik ben op zoek naar een [functie] ([link vacature]). Ik vind [kernwaarde 1, 2, 3] belangrijk, zoals beschreven op [link waarden en normen]. Geef advies of de kandidaat met bijgevoegd cv hiervoor geschikt is en waarom. Geef een tabel met pro’s en contra’s, en een checklist op basis van de vereisten in de vacature.”

Zo krijg je in enkele seconden een eerste, objectieve inschatting naast je eigen buikgevoel.

Let op: een cv bevat persoonsgegevens en niet elke kandidaat vindt het vanzelfsprekend dat die gegevens in een AI-tool terechtkomen. Ga hier dus niet zomaar van uit, maar denk vooraf na over hoe je dit ethisch en GDPR-proof aanpakt:

• Gebruik bij voorkeur een zakelijke of enterprise AI-omgeving die de input niet gebruikt om modellen op te trainen, in plaats van de gratis consumentenversie.
• Informeer kandidaten dat je AI inzet in je selectieproces en vraag waar mogelijk hun toestemming, bijvoorbeeld al bij de eerste sollicitatie.
• Deel enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling, en verwijder waar mogelijk overbodige persoonlijke informatie uit het cv vooraleer je het uploadt.
• Een andere optie: kopieer enkel de inhoud van het cv die relevant is voor de beoordeling (opleiding, ervaring, vaardigheden, motivatie) in de AI-tool en laat naam, adres, geboortedatum, foto en andere persoonsgegevens weg. Zo krijg je nog steeds een objectief advies, zonder dat er persoonsgegevens verwerkt worden door de AI-tool.

De regelgeving rond AI en GDPR is nog volop in ontwikkeling, dus blijf dit kritisch opvolgen. Twijfel je over wat kan en mag? Betrek dan je juridische of compliance-verantwoordelijke bij deze afweging.

Stap 2: Verzamel gerichte interviewvragen

Bekijk het cv en stel jezelf de vraag: wat wil ik nog écht weten over deze kandidaat?

Laat de AI-tool vervolgens meedenken:

“Geef me relevante vragen om te bepalen of deze kandidaat past bij de vacature ([link]), gebaseerd op het bijgevoegd cv. Ik wens daarnaast meer verduidelijking over [onderwerp X] en [onderwerp Y], geef hiervoor gerichte vragen zodat ik een concreet antwoord krijg.”

Zo kom je beslagen ten ijs en vermijd je dat je na het gesprek nog met open vragen zit.

Stap 3: Neem het gesprek op

Neem het gesprek op met een AI-tool, uiteraard met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat. Zo kan je je volledig focussen op het gesprek zelf, in plaats van druk te noteren.

Vraag echter niet enkel toestemming om het gesprek op te nemen, maar ook om de opname of transcriptie nadien te laten verwerken door een AI-tool. Ook een sollicitatiegesprek bevat immers vaak gevoelige persoonsgegevens en verwerking daarvan door AI valt onder diezelfde aandachtspunten als in stap 1. Wees hier transparant over: leg kort uit wat er met de opname gebeurt, hoe lang je ze bewaart en wie er toegang toe heeft.

Nadien laat je de AI-tool een transcriptie en samenvatting maken of laat je ChatGPT de transcriptie samenvatten. Zo kan je snel terugvinden waar je verduidelijking over wenst of verifiëren wat je niet goed hebt onthouden.

Bonus tip: ben je een antwoord op een specifieke vraag vergeten? Laad de transcriptie of samenvatting op in je AI-tool en vraag bijvoorbeeld: “Geef me op basis van bijgevoegd document het antwoord dat gegeven werd op volgende vraag: [vraag].” Zo hoef je niet het volledige gesprek te herbeluisteren voor één detail.

Stap 4: Bundel alles voor een onderbouwde eindbeslissing

Voeg de AI-samenvattingen, het cv en je eigen buikgevoel samen en vraag AI om een eindadvies op basis van dit geheel. Zo krijg je een tweede opinie naast je eigen inschatting en sta je sterker in je uiteindelijke beslissing.

Belangrijk: ga zorgvuldig om met kandidaatgegevens

Doorheen dit hele proces werk je met persoonsgegevens van kandidaten, van cv tot sollicitatiegesprek. Vraag daarom steeds expliciete toestemming, niet alleen voor het opnemen van gesprekken, maar ook voor de verwerking ervan via AI-tools. Gebruik bij voorkeur een zakelijke AI-omgeving in plaats van de gratis consumentenversie, kies waar mogelijk voor tools die je gegevens niet gebruiken om op te trainen en deel enkel de informatie die noodzakelijk is voor de beoordeling.

Als accountancykantoor weet je als geen ander hoe belangrijk een zorgvuldige omgang met gevoelige data is. Pas dezelfde standaard toe op je recruitmentproces, en houd er rekening mee dat de regelgeving rond AI en GDPR nog volop in ontwikkeling is.

Van het juiste profiel tot de juiste hire

AI helpt je pas verder als je eerst de juiste kandidaten op je pad krijgt. Benieuwd hoe je sterke kandidaten makkelijk terugvindt? Fidushare brengt ze naar jou toe.